Les soumissions, les bons de commande client, les réceptions de marchandises, les livraisons clients, la facturation client et fournisseur sont des concepts intégrés dans le volet « distribution ». Les soumissions client et fournisseur n’affecte en rien le système tant au niveau inventaire que  comptable tandis que la commande client et fournisseur réserve les stocks d’inventaire et peuvent avoir un lien comptable dans l’application d’un dépôt sur commande.
A l’étape de Réception ou Livraison client, une provision est alors effectuée afin de comptabiliser les coûts engendrés ou les revenus à recevoir tout en appliquant l’écriture d’inventaire (si inventaire permanent). La facturation client et la facturation fournisseur confirment alors la  livraison ou réception en réajustement l’achat ou la vente selon le prix exacte à la facturation. Advenant un taux de change différente entre les deux processus, un réajustement est aussi effectué selon le taux de change de la facturation. Une gestion des versions de document est intégrée dans ces processus permettant de pouvoir visualiser toutes les modifications qui ont été apportées dans les diverses versions en plus de voir l’usager et la date/heure des modifications.

Un tableau de bord d’assistant de livraison vous permet, en temps réel, de vérifier les livraisons prêtes à être livrées, les commandes  nouvellement entrées, les soumissions et livraisons en cours. Cet outil sauve beaucoup de temps de gestion…. Cet écran réunit ensemble les
informations pour une vue d’ensemble des opérations de ventes. Au même titre que les livraisons, un tableau de bord d’achat est aussi disponible permettant de planifier vos achats en fonction de critères inscrits concernant les ventes, les minimum/maximum, le minimum d’achat et la quantité économique.
Voici les principales caractéristiques :

• Soumission
• Commande client
• Livraison client
• Facture client
• Création d’une soumission/commande/livraison/facture à partir d’une autre transaction (peu importe le client)
• Gestion des versions des documents
• Gestion des logs de modifications
• Tableau de bord de livraison
• Gestion des courus
• Demande de prix fournisseur
• Commande fournisseur
• Réception fournisseur
• Facture fournisseur sur réception
• Gestion des courus à payer
• Mise à jour inventaire sur réception
• Mise à jour inventaire sur facture fournisseur sur réception
• Gestion des devises
• Tableau de bord d’achat
• Gestion des liens entre facture client et réception/facture fournisseur pour coût spécifique
• Gestion des liens entre processus client et fournisseur
• Traçabilité complète et précise
• Temps réel aux comptes payables et recevables
• Temps réel aux écritures comptables (sauf report des écritures dans un lot)
• Inventaire en temps réel

Notre gestion d’inventaire comprend la gestion des produits de types stock, non stock, main doeuvre, sous-traitance, FGF, machine, etc… Nous offrons la gestion des coûts selon le coût moyen, fifo, spécifiques selon no de série, no de lot ou relié à l’achat. Par produit, vous pouvez déterminer sa méthode no de lot ou série mais la décision du type de coût pour les produits standards est définit pour l’ensemble de la compagnie.Voici quelques caractéristiques de notre gestion d’inventaire :

• Multi catégories (validé)
• Multi champs supplémentaires (non validé)
• Multi entrepôts
• Multi localisations
• Inventaire permanent ou périodique au grand livre
• Inventaire permanent à la gestion d’inventaire
• Coût moyen, FIFO ou spécifique (selon critère)
• Nos de lots (automatique ou manuel)
• No de série (automatique ou manuel)
• Gestion des kits
• Gestion des frais additionnels sur produits (ex : environnementaux)
• Gestion des carcasses (core)
• Location
• Multi unités de mesure
• Table des conversions
• Gestion des prix
• Décimales d’arrondissement des coûts
• Photo du produit
• Multi langues

La gestion comptable offre les possibilités de gestion par activités. La notion d’activité ou sous-comptes permet d’analyser vos données comptables par succursale, divisions, département, etc. Tout dépend des informations que vous désirez obtenir et des groupements désirés. Les méthodes de gestion par lot/temps réel sont offertes simultanément, elles ont été jumelées. Nous avons sélectionné les meilleurs atouts des deux solutions pour en faire qu’une seule ce qui rend le système hautement sécuritaire et flexible. Les aspects suivants sont des forces de notre système comptable :

• lot/temps réel simultanés
• Périodes comptables pouvant aller jusqu”à 52 périodes comptables par année
• multi états financiers
• Comptes grand livre (25 caractères)
• Activités (sous-comptes)
• Impression états financiers avec combinaison par activités
• Analyse états financiers
• Dépôt bancaire
• Conciliation bancaire
• Corrections d’écritures comptables (trace conservée par renversement)
• Cancellation d’un chèque ou encaissement (trace conservée par renversement)
• Report des écritures au grand livre (lots-vérification)
• Cancellation d’un report d’un lot (trace conservée par renversement)
• Forage des écritures vers les transactions
• Forage des transactions vers les écritures
• Aucune limite lors fermeture année, peut travailler dans année suivante même si pas fermé année passée

Gestion des recevables et payables

La gestion des recevables et payables comprennent la gestion des fiches nécessaire au bon fonctionnement : client, fournisseur, termes, mode de
paiement, taxes, devises, etc. Les deux menus offrent sensiblement les mêmes possibilités dont :

• Dossier client / fournisseur
• Factures recevables/Factures payables
• Encaissement / paiement
• Gestion des termes, taxes, mode de paiement, devise
• Multi catégories de client (validé)
• Multi champs additionnels (non validé)
• Rapports conçus avec le générateur
• Forage
• Age des comptes

En plus, du côté fournisseur, un assistant de paiement est disponible afin de pouvoir payer, soit par chèque ou par fichier edi, une certaines
quantités de fournisseur. Très visuel et facile à utiliser, il permet de :

• Choisir la méthode de paiement
• Présélection de factures fournisseur à payer selon méthode de paiement
• Sauvegarder la présélection en assignant un lot
• Impression d’un document pour approbation ou visualisation écran
• Récupération du lot et effectuer les corrections si applicable
• Emission des chèques ou fichier edi
• Effectuer les paiements sur facture (acception chèque et fichier edi)

LA PLUS GRANDE
PARTICULARITE EST CELLE DE POUVOIR FAIRE UN PAIEMENT POUR UN
FOURNISSEUR MEME SI UN LOT EST EN COURS.

Le système émet le no de chèque seulement lors de l’impression et non avant ce qui permet à l’usager de pouvoir émettre un chèque pour un fournisseur soit par le biais des paiements ou par le biais de l’assistant en lot avec un autre no de lot.

Notre module de financement offre la possibilité de gérer les contrats de financement du point de départ (demande de financement) jusqu’au paiement complet. Ce module exceptionnel accélère le traitement de l’approbation du crédit ainsi que le service au client durant le processus de financement.

Une application web EpsilonWeb Leasing est connectée sur le logiciel de gestion permettant aux marchands de faire leur demande de financement en ligne. Un processus de suivi des étapes très performant offre aux marchands et à la compagnie de financement un suivi des
processus en temps réel. Chat en ligne ou le module de tâches sauve énormément de temps d’appel et de discussion pouvant ainsi faire la correspondance entre l’analyste financier et le marchand afin d’approuver le dossier le plus rapidement possible.

Dès l’impression du contrat pour signature au client, le contrat devient alors disponible pour vérification par la gestion du financement afin de s’assurer de la conformité des informations et lorsque tout est parfait, acceptation pour début le processus de financement. Le contrat est alors activé, une écriture comptable pour FINANCEMENT A RECEVOIR ainsi qu’une grille de financement avec chaque versement selon entente prévu au contrat.

La grille de financement est un outil de suivi par excellence. Elle permet à l’usager de dire précisément le solde du client au moment de son appel. Plusieurs outils ont été développés afin de permettre une meilleure gestion des ententes entre le client et la compagnie de financement ainsi que les actions posées sur un dossier :

• Fichier EDI pour paiement pré-autorisé
• Encaissement manuel d’un versement
• Cancellation d’un paiement (erreur d’entrée)
• Gestion des nsf
  
• Cancellation d’un nsf (erreur d’entrée)
• Frais pour nsf
• Gestion des reports de paiements (avec ou sans frais de report)
• Encaissement sur capital en réduisant le nombre de versements
• Encaissement sur capital en réduisant le montant du versement
• Division d’un versement
• Ajouter un versement supplémentaire (frais)
• Saisie du contrat
• Fermeture du contrat (annulation)

Tous ces processus sont intégrés au système comptable en temps réel. Un âge des comptes par auxiliaire est disponible afin de vous permettre de balancer les grilles de financement vs les recevables. Une liste d’inventaire est disponible afin de connaître la liste des équipements ou véhicules financés. Une multitude de rapports sont disponibles permettant aux investisseurs et actionnaires d’analyser les financements en cours. Ces rapports permettent aussi le forage en affichant à l’écran le résultat des demandes d’analyse.